Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation ist ein schriftlicher Nachweis, der alle Verfahren und Prozesse innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation beschreibt. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien.
Wer ist betroffen?
Was sind die Bestandteile einer Verfahrensdokumentation?
Die Komponenten von Verfahrensdokumentationen können je nach spezifischer Anforderung und Vorschrift variieren. Es gibt jedoch Bestandteile, die in allen Verfahrensdokumentationen vorkommen, wie die allgemeine Beschreibung der Anwendungen, Zielsetzung und Rahmenbedingungen sowie die Darlegung der enthaltenen Geschäftsprozesse und Verfahren mit der verwendeten Hard- und Software, um mehr Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu erlangen. Zudem empfiehlt es sich, dass alle Datenflüsse und die Datenverarbeitung in Art und Weise enthalten sind. Es ist außerdem wichtig, die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für die Prozesse klar zu definieren und festzulegen. Damit einher geht, dass Sicherheitsmaßnahmen und Zugriffsrechte auf Daten dokumentiert werden sollten, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Um die geforderten Aufbewahrungspflichten und Datenschutzbestimmungen sicherzustellen, ist es wichtig, auch Archivierung und Löschung von Daten in der Verfahrensdokumentation aufzuzeigen.
Eine Verfahrensdokumentation bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
Absicherung bei Betriebsprüfungen
Eine Verfahrensdokumentation kann Unternehmen bei Betriebsprüfungen absichern, da sie die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Geschäftsprozesse und Verfahren gewährleistet. Zusätzlich kann sie den Prozess der Betriebsprüfung beschleunigen.
Eine Verfahrensdokumentation minimiert verschiedene Risiken im Zusammenhang mit der Verarbeitung digitaler Daten. Diese Risiken werden unteranderem durch die mangelnde Nachvollziehbarkeit der Buchführung verursacht, die die Schätzbefugnis des Finanzamtes eröffnen können. Auch der Vorwurf der Steuerhinterziehung, -verkürzung oder der nicht ordnungsgemäßen Buchführung können erhoben werden.
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
Eine Verfahrensdokumentation ist seit dem 01.01.2015 gesetzlich vorgeschrieben, um die Einhaltung von Vorschriften wie der Datenschutzgrundverordnung und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zu überprüfen.
Durch die Dokumentation der Systeme und Prozesse werden Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Unternehmen eindeutig definiert und transparenter.
Die dokumentierten Abläufe können auf ihre Effizienz und Effektivität geprüft werden, wodurch Schwachstellen und Optimierungspotenziale identifiziert werden können.
Klarheit und Transparenz
Die Verfahrensdokumentation hilft dabei, die Transparenz durch klar beschriebene Regeln zu erhöhen und Zuständigkeiten sowie Verantwortlichkeiten zu definieren.
Unterstützung bei der Digitalisierung
Eine Verfahrensdokumentation gibt einen Überblick über die digitalen steuerrelevanten Daten, Geschäftsprozesse und Ablagesysteme im Unternehmen und unterstützt dadurch auch bei der Transformation der Digitalisierung.