FAQ



Was ist eine Verfahrensdokumentation?


Die Verfahrensdokumentation ist ein schriftlicher Nachweis, der alle Verfahren und Prozesse innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation beschreibt. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien.

Um alle Vorschriften einzuhalten, sollte die Verfahrensdokumentation die Geschäftsprozesse und Verfahren beschreiben und eingesetzte Hard- und Software dokumentieren. Zudem sollten alle Datenflüsse beschrieben und Zuständigkeiten sowie Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Darüber hinaus sollten Sicherheitsmaßnahmen und Zugriffsrechte dokumentiert und die Archivierung sowie Löschung von Daten beschrieben werden.
Des Weiteren kann die Verfahrensdokumentation auch wichtiger Bestandteil der Unternehmensorganisation sein, denn sie kann die Effizienz und Transparenz von Geschäftsprozessen erhöhen und die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern.
Sie können von staatlicher Förderung profitieren, die bis zu 80% der Kosten für unsere Beratungsdienste abdeckt. Diese Förderung betrifft die Erstellung der Verfahrensdokumentation und Prozessoptimierung und wird vom BAFA bereitgestellt. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich ihre Fördermittel zu sichern.
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Wer ist betroffen?


Vor allem in Bezug auf das Befolgen von gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien ist die Verfahrensdokumentation erforderlich. Zum Beispiel sollten bargeldintensive Geschäfte eine Verfahrensdokumentation haben, weil sie ein höheres Risiko zum Vorwurf der Steuerhinterziehung haben.



Was sind die Bestandteile einer Verfahrensdokumentation?


Die Komponenten von Verfahrensdokumentationen können je nach spezifischer Anforderung und Vorschrift variieren. Es gibt jedoch Bestandteile, die in allen Verfahrensdokumentationen vorkommen, wie die allgemeine Beschreibung der Anwendungen, Zielsetzung und Rahmenbedingungen sowie die Darlegung der enthaltenen Geschäftsprozesse und Verfahren mit der verwendeten Hard- und Software, um mehr Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu erlangen. Zudem empfiehlt es sich, dass alle Datenflüsse und die Datenverarbeitung in Art und Weise enthalten sind. Es ist außerdem wichtig, die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für die Prozesse klar zu definieren und festzulegen. Damit einher geht, dass Sicherheitsmaßnahmen und Zugriffsrechte auf Daten dokumentiert werden sollten, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Um die geforderten Aufbewahrungspflichten und Datenschutzbestimmungen sicherzustellen, ist es wichtig, auch Archivierung und Löschung von Daten in der Verfahrensdokumentation aufzuzeigen.

Durch die spezifischen Änderungen der Bestandteile einer Verfahrensdokumentation ist es ratsam, sich an Fachleute oder Berater zu wenden, um eine vorschriftsgemäße Verfahrensdokumentation zu erstellen.


 

 

Wie detailliert muss eine Verfahrensdokumentation sein?

Der Grad der Detaillierung hängt von der Komplexität und Größe des Unternehmens ab. Im Allgemeinen sollten die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Geschäftsprozesse genau erkennbar sein. Es ist wichtig, dass alle relevanten Informationen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien enthalten sind. Der detaillierte Aufbau der Verfahrensdokumentation ist individuell und variiert. Daher ist es ratsam, Experten oder Berater bei der Erarbeitung von Verfahrensdokumentationen zu Rate zu ziehen, um sicherzustellen, dass alle Vorschriften erfüllt sind.


 

 

Welche Vorteile bietet eine Verfahrensdokumentation für Unternehmen?


Eine Verfahrensdokumentation bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

 

Absicherung bei Betriebsprüfungen

Eine Verfahrensdokumentation kann Unternehmen bei Betriebsprüfungen absichern, da sie die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Geschäftsprozesse und Verfahren gewährleistet. Zusätzlich kann sie den Prozess der Betriebsprüfung beschleunigen.


Risikominimierung

Eine Verfahrensdokumentation minimiert verschiedene Risiken im Zusammenhang mit der Verarbeitung digitaler Daten. Diese Risiken werden unteranderem durch die mangelnde Nachvollziehbarkeit der Buchführung verursacht, die die Schätzbefugnis des Finanzamtes eröffnen können. Auch der Vorwurf der Steuerhinterziehung, -verkürzung oder der nicht ordnungsgemäßen Buchführung können erhoben werden.


Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Eine Verfahrensdokumentation ist seit dem 01.01.2015 gesetzlich vorgeschrieben, um die Einhaltung von Vorschriften wie der Datenschutzgrundverordnung und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zu überprüfen.


Klar definierte Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

Durch die Dokumentation der Systeme und Prozesse werden Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Unternehmen eindeutig definiert und transparenter.


Effizienz- und Effektivitätsprüfung

Die dokumentierten Abläufe können auf ihre Effizienz und Effektivität geprüft werden, wodurch Schwachstellen und Optimierungspotenziale identifiziert werden können.


Klarheit und Transparenz

Die Verfahrensdokumentation hilft dabei, die Transparenz durch klar beschriebene Regeln zu erhöhen und Zuständigkeiten sowie Verantwortlichkeiten zu definieren.


Unterstützung bei der Digitalisierung

Eine Verfahrensdokumentation gibt einen Überblick über die digitalen steuerrelevanten Daten, Geschäftsprozesse und Ablagesysteme im Unternehmen und unterstützt dadurch auch bei der Transformation der Digitalisierung.


 

 

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